Ишканада жумуш. Башкаруу программасы документ жана иш кагаздарын жүргүзүү

Workflow башкарма дээрлик бардык заманбап бизнес менен кайрылган бир чара болуп саналат. Ал тургай чакан компаниялар, анын ичинде кат, бюджеттин, дүмүрчөктөр, келишимдер жана талаптарын ар кандай ар кандай документтердин, бир масса менен иштеп жатабыз. Бул дээрлик ар бир заманбап уюм толуктугу жана маалыматтарды сактоо, табуу жана ар кандай маалыматты сактоонун бейкапар эсебинен жүзөгө ашырылат бир жумуш, бул чараларды колдонуу, жана аны бекитүү үчүн зарыл болгон убакыттын оптималдаштырууга чектөөгө аракет кылып жатат, ушул себептен.

Ал эмне үчүн керек?

Дээрлик ар бир компания кызматкерлери туура маалыматты табууга аракеттенип көп убакыт сарпташат жана статистика турган турпатына, ал жумуш убактысынын жарымын алат деп айтылат. Ошондой эле, сиз менен кайрадан ордуна түзүү бар болот эле, "бир жерде" бар кандайдыр-бир документтерди кайра-колдонушат. Бул типтүү келишимдин түп тексти машинкага юрист турган жагдай болуп саналат, ал эми журнал Бухгалтердик эсеп тутумунда аткарылган келишимдердин аткарылышын менен бирге баалуу кагаздар боюнча Жазуулардын, эсептерде жайгаштырууга жана актылар кагаз түрүндө каржылык бөлүмүнүн камтылган, ал эми кат алышуу келишимдин өткөрүү менен байланышкан иш электрондук почта кутучалар кызматкерлери болуп саналат. бул маалыматтын "чачуу" коопсуздук, кынтыксыз жана ырааттуулук жагынан абдан зыян, ал иш жүзүндө Workflow башкарма бар ушундай кырдаалда турат.

атайын маалыматтык тутумдарды киргизүү аркылуу маселелердин басымдуу көпчүлүгү чечилет. Мисалы, бюджет системасынын кээ бир мындай документтердин ар кандай котормолорунда түзүү жана сактоо менен өз ара бюджеттин системасын түзүү мүмкүнчүлүгүн, ошондой эле алардын статусу жөнүндө көрсөтмөнү камсыз кылат. Ошентип, маселе мындай системаларын пайдалануунун эсебинен жарым-жартылай бюджеттик документти чечилет.

Бирок, учурдагы бюджеттик база, ошондой эле түзүлгөн жана стол түрүндө сакталган болот маалыматтарды кандай башкача айтканда, көпчүлүк учурларда эсепке алуу жана ӨКАП системалык, структуралык маалымат менен иштөө экенин унутпа. Көптөгөн изилдөөлөргө ылайык, эс алуу электрондук почтага, текст документтер, ар кандай сүйлөшүүлөр отчетторун жана шайлоочулар менен жолугушууларды, сүрөттөрдү ж.б. кирет, ал эми ар кандай заманбап бизнес структуралаштырылган маалымат маалыматтардын жалпы суммасы 20% гана камсыз кылат Көп учурда, изилдөөлөр, бонитети маалымат өткөрүү туруп эле буга чейин азыркы структурасынын кадимки баалоо kontektsta, жасоого мүмкүн эмес. Сактоо, чогултуу жана бул маалыматтарды андан ары кайра иштетүү жумуш, жана мазмун башкаруу системасы маалыматтык компания сыяктуу иш-чараларды пайдалануу менен камсыз кылынат.

Бул эмне?

Электрондук документ жүгүртүү системасын жардамы менен берилген документтердин негизинде уюмдун кызматкерлеринин ортосунда ар кандай өз ара уюмдар менен камсыз кылууда. Дагы 1С Документти документтерди түзүү, уюштуруу, алардын көчүп мүмкүнчүлүгүн камсыз кылат, аларды колдонуу менен сүрөттөлгөн документтерди жана жол түзүлүшүнө жана аткарылышына контролду жүзөгө ашырат. Ошентип, электрондук документ, анын ишке которууда чындыгында жаңы деңгээл болуп, артыкчылыктары компаниясы ири санын берет.

Бул электрондук система ар бир документ өзгөчө, аны мүнөздөөчү маалымат бир катар менен мүнөздөлөт (көбүнчө карттардын мындай топтому деп аталат). карта, анын ичинде документтин түрү, түзүүнүн датасы жана өзгөртүү, жазуучу, ошондой эле сактоо жана мейкиндикке көп маалыматты ар түрдүү болушу мүмкүн. келечектеги документ башкаруу системасында картада көрсөтүлгөн маалымат ылайык талап кылынган документтерди сактоо жана кайра кайтаруу менен камсыз кылат.

мүмкүнчүлүктөр

Электрондук документ жүгүртүү артыкчылыгы гана эмес, өкчөмө таш менен уюмдар менен камсыз кылат, бирок ал ошондой эле маанилүү көптөгөн жаңы мүмкүнчүлүктөрдү ачат.

борборлоштурулган башкаруу

тигил же бул ишкана документ башкаруу системасын канчалык чоң болсо карабастан, ал боюнча жүгүртүүдөгү документтерди түрүндө тез өзгөртүүгө мүмкүндүк берет. Мисалы, ар кандай жоопкерчилик борборлорунун чыгымдарды болбосун үчүн анкета жөн эле системада сакталган калып жетиштүү экендиги, айрым өзгөрүүлөрдү жасоого өзгөртүү. Андан кийин, мындай арызды толтуруп кызматкерлери арыз толтуруп, системасы аркылуу жиберилген, анткени, документтери эскирген түрлөрүн колдоно албай калат.

Коштоочу документтерди колдонуу мөөнөттөрүнүн бардык

берем жана ар кандай ишкана менен иштеп, ар бир документ, сөзсүз түрдө бир нече этаптардан өтөт. Мисалы, ал юридикалык бюджетке келгенде, ал, ошондон кийин гана бекитилет жана белгиленген убакта ишке ашыруу үчүн биринчи зарыл. Андан кийин, кылдат талдоо бюджеттик субъекттин ар кандай иш жүзүндөгү жана пландаштырылган аткаруу жана аларды сактоо үчүн жиберилген. 1С-жылы Документти документтерди колдонуу мөөнөттөрүнүн бардык катуу көзөмөлгө алууну камсыз кылат, эске алуу менен компаниянын айлана-чөйрөнүн негизги талаптарды, ошондой эле коомдун, бизнестин ар кандай укуктук эрежелерди жана өндүрүш стандарттарын.

биргелешкен иш

Электрондук документ жүгүртүү системасын документтер боюнча жамааттык иштин жөн гана уюмдун алда канча камсыз кылат, жана катышуусу менен ар кайсы бөлүмдөрүнөн, ал тургай, башка башка шаарларда болушса адистер болот.

Ал куткарат керек багыт жана өзгөртүү менен катар, алар маалыматтарды чечмелегенге болот, башкача айтканда, алардын бир нече комментарий жазып, негизги маалымат таасир жок кошуп, системасы, бир эле документтин түрү жетиштүү сандагы сактайт.

купуялуулук

мындай системалар, тескерисинче маанилүү өзгөчөлүгү эле документ 1С эсе кийин атайын санариптик кол коюу аркылуу жазылуу мүмкүн эмес. Эгер керек болсо, бул, ар кандай берилиштерди сактоо үчүн абдан натыйжалуу коргоону камсыз кылуу үчүн ар кандай маалыматтарды, ошондой эле өзгөчө укук менен аныкталган, ошондой эле, аныктыгын тастыктоо үчүн гана эмес, жардам берет.

багыттама

Электрондук документ жүгүртүү системасы жок болсо, анда бул учурда бир баалуу түзүүгө катышат кызматкери, сөзсүз эле бул баалуу кагаздарды өткөрүп берүү үчүн мыкты ким түшүнүшүбүз керек. ишкананын Электрондук документ жазуусу маалыматтарды туура адамды өткөрүп берүү жөнүндө.

өзүнөн-өзү, каттамды эркин жана катуу болот. Free тийиштүү эч кандай алуучулардын багытын документтештирүүгө мүмкүнчүлүк берет, катуу так жөнгө салууну камсыз кылат, ал эми өзгөчө учурларда жол кыймылынын эрежелерин системасы документтерди алдын ала орнотулган бул иш сен кароого долбоору документти жөнөтүү үчүн керек болсо, бир аз тыным (мисалы, болушу мүмкүн кээ бир тышкы эксперттердин).

мүмкүндүк алууну башкаруу

Бул документтешитирүү башкаруу боюнча компаниянын менен кызматкерлердин ар түрдүү ыйгарым айырмалай кантип бир нече жолдору бар. Ошентип, өнүккөн Жумуш маалыматтарды кошо түзөтүп же ал тургай, бир гана көз уруксат же чечмелегенге чектелип толук көзөмөлдөй берип, бир адам берет. Бул абдан ар түрдүү маалыматтар менен иш анык жана маанилүү болуп саналат - бул көп коопсуз болот.

жуурулушуу

тигил же бул компаниянын бурулууда максималдуу маалыматтардын бүтүндүгүн, камсыз кылуу үчүн ишкананын башкалар менен орнотулган системасын киргизүү каралган электрондук документ - каржы, өнөр жай, аналитикалык, ж.б. Мындай биригүүсү аркылуу заманбап Workflow системасын мүмкүнчүлүктөр жетиштүү нече ортосундагы өз ара бир түрү катары колдонуп программа түрлөрү.

бардык системалар документтери, логикалык контекст деп аталган бул маалымат менен тыгыз байланышта. Бул кагаз же электрондук почтага мазмундарын, модем, тёлём документтерин, иш, клиптер же аудио жаздыруулар жазып, ал тургай, башка көп маалымат камтыйт. документтин контекст артыкчылык жана башкаруу муктаждыгына жараша, кол менен же толук жараянын автоматташтыруу кошо болот.

Мисалы, түзүү жана бюджеттерди кийинки өзгөрүүлөрдүн жүрүшүндө жумуш бекемдөөгө заманбап системасы башка контексттик маалыматтар бир катар пайдаланылышы мүмкүн:

• анын ичинде өз алдынча гана эмес, ошондой эле бул рынокту изилдөөлөр бардык түрлөрү, тышкы булактардан алынган;
• тараптар (сатып алуучулардын же сатуучулардын) менен ар кандай келишимдер;
• Атайын укуктук жана маалымкат документтер;
• өзү кандайдыр бир чектөөлөрдү же божомолдорун чагылдырган кошумча документтерди, (мисалы, өсүш, алмашуу курсу жана башка маалыматтар боюнча чен);
• жолугушуулар, протоколунун бир нускасын талкуулоо үчүн өткөрүлгөн бюджет жана жол (мындай документтер бюджеттик маалыматты көчүрүп алып, өзүнчө электрондук почта аркылуу жана сакталган бардык кызматчыларынын ичинен жиберилген) катышуучуларынын жумушчулар пикирлер байкоо жана ар кандай кирет.

зарыл болсо, каалаган учурда бир бюджет менен иштеп жатат Колдонуучу, заманбап Workflow технологиясы аны узак издөөлөр жок ушундай жол менен, жогоруда көрсөтүлгөн документтер бир көрө аласыз.

Кандай системалары биз менен пайдаланылат?

Орус компаниялары табууга болот таанымал программалык чечүүнүн бир жолу Microsoft Exchange Server менен Microsoft Outlook коммуналдык жыйындысы деп атоого болот. биринчи өтүнмө, негизинен, дээрлик ар бир компүтерди коюлган, Exchange Server көп учурда толук кандуу электрондук почта катары пайдаланууга алынат, ал эми. бул программа дээрлик бардык уюмдар үчүн бир топ иш башкарма жумуш катары колдонулушу мүмкүн, кээ бир борборлоштурулган орнотуулар кийин, буга чейин бир нече күн мурун өткөрүлгөн электрондук документтин ишке киргизүү болду компаниялар, мындай программалар гана электрондук почта үчүн аянтча катары пайдалануу, болгонуна карабастан .

Азыркы учурда орус рыноктун ар кандай системаларды ондогон толгон, документ башкаруу башкарма, жана ушул сыяктуу программалар жалгыз Батыш эмес, сунуш, анын жардамы менен, ошондой эле ата мекендик өндүрүүчүлөргө. Ал тургай, Microsoft, жогоруда программалардан сырткары, мындай мазмун башкаруу Server же SharePoint Portal Server катары да коммуналдык сунуш кылат.

иштеп жаткан бардык системалары арасында абдан күчтүү Documentum болуп саналат, бирок, негизинен, ири компаниялар бул өндүрүш жараянын колдонушат. дардын программалык Lotus Notes пакетинин эсебинен кээ бир компаниялардын жумуш, бирок көптөр аны "программалык камсыздоо боюнча дизайнер," бир түрү деп атап, анын толук системасынын негизинде белгилейт өтө кыйынга турат.

Орус жана Батыш системаларынын ортосунда кандай айырма бар?

Биз ата мекендик жана чет өлкөлүк коммуналдык кызматтардын ортосундагы негизги айырмачылыктар жөнүндө сөз кыла турган болсок, алар мүмкүнчүлүктөрүн көбөйтүүгө жеткиликтүү. Мисалы, Батыш иштеп система дээрлик бардык иштеп жаткан системалардын иштей турган болсо, ал көп учурда Windows экенин, албетте, негизинен ички алардын эч кимиси, ал эми гана иштелип чыккан эле. Батыш тутумдар DBMS колдонулуп жатат. Мындай орус системалары чектөөлөр катуу кайчылаш-түзүп, комплекстүү чечүүнү куруу маселеси тоскоол боло албайт.

иштөөсүнө байланыштуу негизги айырмачылык Батыш dokumentoproizvodstva техникасынын жана жумуш бир бренди менен берилиши мүмкүн бир нече программаларды ишке ашырып, ал эми ар кандай максаттарга бута болуп жатат. Мисалы, Documentum ӨКАП-системасы менен толук техникасынын жана бириктирүү үчүн пайдаланылуучу айрым буюмдарды, бир катар сунуш кылат, долбоорлоо жана инженердик Документти башкарууну колдоо, ж.б. Россияда иштелип чыккан программалык басымдуу көпчүлүгү, өзгөчө көйгөйдү чечүүгө багытталган.

Ошондой эле белгилеп негизги айырмасы бир Workflow башкарма системасы эмне үчүн эки тараптын мамиленин жатат деп. Батыш системаларынын ички программаларынын басымдуу бөлүгү гана белгилүү бир иш-милдеттерди автоматташтыруу үчүн, ал эми уюмдун ичинде толук башкарма жана бизнес-жараяндарын түрдүү аркылуу колдоо менен аткарышы менен камсыз кылууга арналган.

ишке ашыруу, аппараттык жана программалык камсыздоо нормалдуу электрондук документти камсыз кылуу үчүн зарыл болгон чыгымдарды эсептөө жок, болжол менен батыш системаларынын наркы, 400, 1000 $ үчүн ар бир жумуш $ чейин өзгөрөт. Көп учурда өзүн-өзү киргизүү жөнүндө жарым уруксат кадимки наркын турат, Иштин ишке ашырылып жаткан ар кандай Өнүгүү техникасынын программасы салыштырмалуу бир топ эле аз, ал эми кээ бир учурларда көбүрөөк баллга тартипте баасы. сыяктуу долбоорлорду ишке ашыруу үчүн абдан кыйын бири ар дайым каржылык документтерди МПТК менен долбоор боюнча уруксат кагаздарынын наркы болжол менен 2-3 эсе жогору турат.

отургучта күнүнө $ 200-600 ички программа сатып, кошумча программаларды жана ар кандай жабдуулардын наркын эске алып, буга кошумча. Акыр-аягы, салыштырмалуу наркын эсептөө батыш системаларында сыяктуу эле жолдор менен жүзөгө ашырылат.

өзгөчөлүктөрү

МПТК артыкчылык багыты катары, көпчүлүк учурларда, мисалы, документтерге шайкеш келтирүү менен байланышкан долбоорлоо, алар, баштапкы даярдоо жана бюджеттердин мындан ары ишке ашыруу жол-жобосун. Бирок, көптөгөн командалар эми чыгыш жана кириш документтерди каттоо жол менен, башкача айтканда, иш башкарма жумуш колдонуп жатышат.

электрондук структурасына киришүү башка дардын тутумдарды киргизүү таптакыр башкача эмес, ошондуктан бул долбоордун өзгөчөлүктөрү боюнча жашап зарыл.

ишкана-класс сактоо түзүү

ар кандай учурда Introduction Документти көрүү башкарма, бардык документтерди сактоо үчүн кандайдыр бир юридикалык кампасы камсыз кылат. сактоо логикалык түзүлүшү, өнүгүү жана коопсуздук саясатты мындан ары ишке ашыруу, ошондой эле документ сактоочу иерархиясы эң жогорку тактык талап кылынат жана долбоордун алгачкы этапта жүзөгө ашырылат бар.

Бул алгачкы этабы бир юридикалык кампасы азыркы сактоо жерден бардык документтерди түрткү берген болушу мүмкүн, ошон үчүн сактоо милдети долбоордун башында дайындалган болот эске тутуу зарыл. Натыйжада, колдонуучулар тутумунун негизги милдеттери кайсы-бири менен тааныша алышат, жана ошол эле убакта үйрөнүүгө жана анын колдонулушу. кызматкерлердин системалар ишке ашыруу, ылайыкташтырууну мындай документтерди өзгөртүүлөр жөнүндө билдирмелер сыяктуу кызмат милдеттерин пайдалануу жолу менен болушу мүмкүн ылдамдатат, жаңы документтерди пайда, ж.б.

Ошентип, жумуш иштеп чыгуу жана анын ишин жакшыртуу максатын да көздөөдө кандайдыр бир заманбап коом үчүн зарыл.