Электрондук документ Management System (EDMS) мындай өзгөчөлүктөрү жана сунуштар

Мындан бир нече жыл мурда дейре электрондук документ башкаруу системасы жөнүндө жаркын келечек катары эсептелген. Бүгүн, алар жеке жана мамлекеттик ишканаларында колдонулат. Бирок, биринчи кезекте, бул суроо-талап СЭӨ өсүп жатат. Кандай документтерди электрондук башкаруу системасы болуп саналат, ал кандай иштеп, учурда орус системасын карап көрөлү.

өбөлгөлөр

жакшы БӨС программасы, сиз негизги түшүнүктөрүн жана милдеттерди эске алуу керек экенин түшүнүү. Негизги себеп экенин аныктоо жана чечим бир системасы же башка.

уюм расмий көзөмөл иштей албаса, документке муктаждык жок. бизнес-жол-жылдын башы менен буйрук документтердин жардамы менен башкаруу механизми муктаждык бар. Эгер өз убагында бүтүмдөрдү түзүүгө укуктуу эмес болсо, алар куруу жана жоголуп кетишин баштайт.

Же болбосо, бир кагаз ташуучу, жүрүш боюнча атайын билэ сактоо схемасы. Бирок ал көпкө иштейт. Маалымат сактоо жана мезгилдештирүү жүргүзүү үчүн өсүп-талап көлөмүнүн көбөйүүсүнүн.

эски кагаз же СЕГ сактоо үчүн пайдаланууга же: бир туюк бар. маанилүү электрондук системасы аркылуу алууга болот деген эмне? уюмдун натыйжалуулугун жогорулатуу.

экономикалык натыйжа

Ыкчам натыйжалуулугу эки жол менен көбөйтүлүшү мүмкүн: чыгымды азайтуу үчүн же натыйжаларын жогорулатуу. DMS документтер бир эле учурда эки максаттарына жетишүү болот. Башкача айтканда, системасын ишке киргизүү азыраак, бирок, көп акча таба турган уюмду берет.

Чыгымдарды азайтуу кагаз чыгымдарды азайтуу жолу менен жүзөгө ашырылат, кошумча убакыт, маалымат алмашууну ылдамдатуу, юридикалык маданият өзгөрүүлөрдү.

БӨС программасын камсыз кылат, алардын натыйжалуулугуна баа берүү үчүн, кагаз документтерди иштеп чыгуу боюнча иштердин баасын эсептөө керек. Болжолдуу консалтинг компаниялары, мындай иш убактысынын 20% ээлейт. Орус бюрократия системасы, ал да талап кылынат - убакыттын 60%. СЭӨ киргизүү бул чыгымдары аз дегенде 10 эсе азайтат.

Office башкаруу жана документ

Бул эки шарттары менен тыгыз байланышта. Иш кагаздарын жүргүзүү - документтер менен иштөө эрежелеринин расмий комплекси бир термин. Кээ бир БӨС система эрежелерине ылайык өзгөртүлүшү мүмкүн, ал эми буга чейин документ, кагаздар менен иштөөгө түзүлгөн анын негизинде бул системалар бар.

Документти көрүү БӨС кампа маалымат бирдиги болуп саналат. Workflow ар кандай булактардан алынган болот: башка системалары, программалоо, электрондук почта, бирок биринчи кезекте - сканерден кагаз келген. Ошондуктан, сканер жана башка жабдуулар СЭӨ ажырагыс бөлүгү болуп саналат. системасы дүкөндөрү бардык документтер, алардын тарыхы, кыймылдын уюштуруу каралган, алар менен ишти алып турат.

Мындай негизинде чечим болуп саналат, тартиби жана БӨС тартиби. Алар аркылуу, уюштуруу жана башкаруу боюнча. "Жардам" менен кошо ар кандай документ. түрүндө белгиленген талаалар документ түрүнө жараша болот. системасы жөнүндө маалымат картасынын ар бир талаа үчүн маалымат базасын сакталат.

СЭӨ милдеттери жана милдеттери

Документти көрүү башкаруу программасы, бул маселелерди чечүү үчүн иштелип чыккан:

• систематикасы иши менен документтер.
• шаблондор, каттоо сактагычындагы документтерди түзүү;
• Бухгалтердик эсептин башкарма;
• документтерди классификация.

Келгиле, бири-бири менен тыгыз SED милдетти карап көрөлү. Документти көрүү башкаруу программалык камсыздоо үчүн колдонулат:

• карталарды түзүү.
• документтин текстине түзүү;
• PDF же MS Word түрүндө маалыматтарды сактоо;
• Control пайдалануу укуктары;
• каттамдарды түзүү;
• кыймылын башкаруу документтер;
• эскертмелерди жөнөтүүгө, эскертүүлөр;
• кыркуу, маалымдамалар, Classifiers;
• нускамаларды түзүү;
• Издөө жана документтерге кол коюу;
• келүүчү билдирди.

системасы жалпы өзгөчөлүктөрү үчүн төмөнкүлөр кирет:

• документтер менен алыскы иш;
• маалыматтарды сактоо үчүн маалымат базасын колдонуу;
• БӨС менен бир эле учурда иш;
• күбөлүк менен коопсуздук, Штрихкоддор жана жекелештирилген.

Артыкчылыктары жана кемчиликтери

БӨС өтүү плюстар көбүрөөк артыкчылыктарга ээ. Бирок, туура уюштурулган долбоордун техникасынын бардык артыкчылыктарын жок болот. EDMS ишке ашыруу максаттары жетүүгө мүмкүн болушу керек. Артыкчылыктары болуп төмөнкүлөр саналат:

• маалыматтардын борбордоштурулган структуралаштырылган сактоо;
• документтерди түзүү жана иштетүү үчүн бирдей мамиле;
• колдонуу менен;
• издөө;
• текшерүү мүмкүнчүлүгү.

кемчилиги колдонуучу окутуу боюнча жогорку алгачкы чыгымдар жана кылдаттык менен иш алып баруу болуп саналат.

Документти колдонуу жараяндардын

EDMS электрондук документ документтер белгилүү касиеттери тапшырылган анын жүрүшүндө бир катар баскычтардан өтөт. Иштетүү кол менен жана жазуусу менен жүзөгө ашырылып жатат. Жылы жана экинчи иши топтому:

• этап менен өтүү шарттары;
• Расстояние по маршруту бөлүштүрүү;
• кайра иштетүү стадиялары;
• суб, келаткандардын, кайра жол-жоболорду жүргүзүү;
• аныкталган колдонуучу ролдору.

дарылоонун түрлөрү:

• документти түзүү.
• Түзөтүү.
• Салат.
• Жылдырылууда.
• Сакталып жатат.
• Indexing.
• Жок.

СЭӨ боюнча чыгымдар

Толук Иштин бир лицензия жүрүш, бардык колдонуучулардын толук төп келтирүү жана окутуу болбосо иштей албайт. бул элементтердин ар бир чоң акча аябагандай көп талап кылат. Мындан тышкары, биз чыгымдарды колдоо үчүн башка системалар менен БӨС бириктирүү, тактоо жана маалыматтар базасы үчүн программаларды, техникалык жактан колдоо жана башка консалтингдик кызматтар жөнүндө унутпоо керек.

СЭӨ ишке ашыруу

Бул долбоорду ишке ашыруу бир нече ай талап кылынышы мүмкүн. жараяны даректүү жол өлчөмүндө жана каржылык, уюштуруучулук жана ресурстук мүмкүнчүлүктөрүнө жараша болот. Ишке ашыруу, мындай алгоритм боюнча жүзөгө ашырылат:

• башында турган жумушчу топтун, аныктоо түзүү;
• максаттарын жана милдеттерин аныктоо;
• болгон документтерди берүү кызматы;
• техникалык шарттарды өнүктүрүү;
• БӨС тандоо;
• БӨС ишке ашыруу боюнча келишимди түзүү;
• иштеп чыгуу жана иш жөнүндө жоболорду бекитүү;
• каталогдорго алгачкы агентке текшерүүгө;
• алдын ала сыноо БӨС;
• кадрларды даярдоо;
• БӨС текшерүү ишке ашыруу;
• текшерүү иштин жыйынтыгы боюнча талдоо жүргүзүү;
• ката тууралоо;
• СЭӨ толук өлчөмдө ишке ашыруу.

ката киргизүү

Өзгөчө көңүл кагаз документтин катышуусун талап кылган жол менен төлөнүүгө тийиш. башкы катасы - электрондук документ кагаз копияланышы. Бул ишин татаалдантат жана өндүрүш үчүн терс мамилени пайда кылат. эч ким төлөйт эки ишти жүзөгө ашыруу үчүн. Биз кайталоону жок технологиялар жараяндарды куруу керек. экинчи жаңылыштык - кадрлардын даяр эместиги. Көпчүлүк учурда, жаңы жараяндар кастык менен кабыл алынат. Демек, биз эмне үчүн Бирок киргизилген кызматкерлерге түшүндүрүп керек, алар атайылап окутуунун кетти.

Документти сактоо технологиясы

БӨС электрондук документ издеп, анын негизинде анын сапаттарын, анын ичинде, отчеттор куруу системага жана топтоштуруу. Кээде документ калыбы жараткан, кээде - базасында маалыматтарды өткөрүп берүү менен. Касиет-сапаттары столдор сакталат. билэ өзү сактоо папкасында, ал маалымат - базасы каталогдо. Маалыматка мүмкүндүк алуу гана колдонуучулар EDMS системасын алынат.

бир агым сканер деген эмне?

билэ сканерлер аркылуу ишке боюнча үлгүлөрдү жайгаштыруу менен иштетүү документтерди, агып. сканер жүрүшүндө жазуусу базасына документ жана каттоо жөнүндө штрих жаратышы мүмкүн жана андан кийин бир багыты боюнча чагылдырылат.

OCR

Бул документтерди электрондук жүгүртүү системасын DMS сааты сүрөттөр же текст үлгүдөгү түрдө документтин электрондук сүрөтүн айлантат. Бул СЭӨ-жылы өз алдынча өтүнмө же интегралдык ESCOM.BPM атайын программаны колдонот. ESCOM.BPM деген эмне? Бул ар түрдүү тамгалар менен терилген документтерди таануу үчүн программа. Ал көз карандысыз арыздар көп өзгөчөлүктөр бар, ал тургай, жазылган текстти тааный турганын, бирок айта кетүү керек.

Barcoding

Бул технология документте жуурулушуу штрих-код белгилөө жана колдонуу үчүн жол болуп саналат. Уникалдуу баркод системасы Server аркылуу келет. Ал документ, бөлүштүрүү жана сактоочу жайларга негизинде тез издөө аныктоо үчүн камсыз кылат. документ, электрондук карталарды таануучу ылайык штрих менен этикеткасында басылып каттоодо. Ал документ кагаз чыгаруу саясий жүйөөсү бар.

БӨС

Санарип кол коюлган документти ачуу жана маалымат өзгөрүлбөстүктүн тууралыгын текшерүүгө мүмкүндүк берет. күбөлүк - коюу крипто программалык жана баскычтарды колдонуу менен жүзөгө ашырылат. акыркы укугун берүү борбору калыбына атайын түрдө сөп. маалымат коопсуздугу смарт-карта же негизги I-Токенди жөнүндө күбөлүк сакталбашы керек камсыз кылуу. Алар ПИН-код менен корголот. PIN бир нече жолу кирип жаткан туура эмес болсо, анда күбөлүк жазуусу бөгөттөлгөн.

Толук текст жана атрибуттуу издөө

Attribute издөө карталары жаатында бир нече баалуулуктарды атайын түрүн колдонуу менен жүзөгө ашырылат. Мисалы, "контрагентке" критерий тармагында "Алуучу" же "Жөнөтүүчүнүн" издөө маалыматты камсыз кылат. системасы карточкалары маалыматтардан киргизилген критерийлерди салыштырат жана кокустук болуп ошол карталардын, натыйжада, сактайт. издөө так же жарым-жартылай дан эске алуу менен жүзөгө ашырылат.

Толук тексттүү издөө, мисалы, MS SQL Server, Oracle катары базасы камтылган куралдар аркылуу жазуу, анын ичинде документтин маалыматтары боюнча жүзөгө ашырылат. толук издөө Files Документти көрүү формат (DOC) боюнча маалыматтар базасына киргизилген болушу керек, анткени, үстөл (XLS), бет ачарларды, билдирди.